入金が遅れた売掛金。最初にそろえるのは請求書だけではない

入金が遅れた売掛金の相談で、最初に請求書だけを見ることはありません。請求書は「いくら請求したか」は分かりますが、その金額がどの契約や納品から生まれ、途中で条件変更があったのかまでは分からないからです。

弊社では、契約から現在までを一度横に並べます。分からないところは推測で埋めず、「未確認」のまま残します。

分からないことを、分かったことにしない。

そろえる資料

• 契約書・注文書・見積書
• 納品書・検収記録
• 請求書
• 売掛金台帳
• 銀行口座の入金履歴
• 相手先とのメール、書面、連絡記録

途中で支払条件や金額が変わっている場合は、その合意が分かるメールや書面も一緒に置きます。

売掛金台帳と入金履歴を合わせる

一部入金、相殺、値引き、返品があると、当初の請求額と現在残っている売掛金は一致しません。どの請求が残っているのかを、売掛金台帳と実際の入金で確認します。

ここが合わないまま相手先へ連絡すると、社内の数字と相手先の認識がずれた状態で話が始まることがあります。

連絡記録は一つの時系列にする

いつ連絡し、誰からどのような回答があり、次の支払予定日をいつと伝えられたか。担当者ごとのメールやメモを一つの時系列にまとめると、今どこまで確認できているかが分かります。

連絡が取れない、請求内容に争いがある、法的な請求や代理交渉が必要な場合は弁護士などの専門家へ相談します。弊社は第三者の債権回収代行、法律判断、代理交渉を行いません。非特定金銭債権については、資料と取引経緯を確認したうえで買取の可能性を検討します。

入金履歴を、請求ごとの残高へつなぐ

銀行口座の入金合計と台帳の合計が合っていても、どの請求への入金かが分からなければ、未入金の内訳を追いにくくなります。請求番号、支払期日、実際の入金日を並べ、対応が取れないものを分けて残します。

差額が出たときは、金額だけを合わせず、一部入金、相殺、値引きなどの理由をたどります。資料が足りない箇所には、必要な資料と次に対応する担当を添えると、引継ぎの際に同じ作業を繰り返さずに済みます。

請求書がそろうまで、入金履歴を見るのを待ちますか。

手元にある台帳と入金履歴から、対応が取れる部分と資料不足の部分を分けられます。資料のない請求へ入金を推測で割り当てず、不足のまま一覧に残します。

基準日時点の合計と内訳の関係は、債権残高の見方も参考になります。このページは資料準備を扱い、法的な請求や代理交渉の方法を案内するものではありません。